COMO MEJORAR LAS PRESENTACIONES TÉCNICAS AUDIOVISUALES

Una sólida encuesta sobre presentaciones hechas a lo largo de varias regiones del mundo, informa que solo una de cada diez, tienen el nivel de comunicación y eficiencia adecuados.

 

En una presentación estamos “vendiendo”. Vendemos la institución que nos cobija, vendemos el grupo al que pertenecemos, y mucho más importante, nos estamos vendiendo a nosotros mismos, como profesionales, como técnicos, como seres humanos.

CONSIDERACIONES BÁSICAS
En el campo de la técnica, el comercio, la industria, las finanzas, la ciencia, la política; es decir, en la mayor parte de nuestras relaciones de trabajo debemos informar, educar, convencer, comunicar ideas y transferir conocimientos. Uno de los mecanismos, es el de las “presentaciones”.

“Presentación” es el sustantivo del verbo “presentar”, y éste significa enfrentar una audiencia para mostrar, alertar, o explicar algo que esa audiencia desconoce.

PREPARACION

Preparar una presentación es una actividad que requiere tiempo y dedicación. Debe ser planeada y preparada con suficiente antelación.

Una vez terminada se la debe practicar. Idealmente con un grabador y midiendo el tiempo. Mejor aún ante una audiencia conocida de dos o tres colegas de confianza dispuestos a criticar los defectos u omisiones.

EL MENSAJE

Una presentación debe transmitir. Debe dejar un residuo positivo en la mente del público. Se debe tener presente que el públicohabrá de entregar parte de su tiempo y que no tiene interés en perderlo en obviedades ni que tendrá un sentimiento de complacencia y plenitud después de haber escuchado algo que ya conocía.

Una regla dorada es la que dice que para que una presentación sea útil y recordada, deberá contener las “Tres I” (Interesar,Instruir, Incentivar).

EL PÚBLICO

Antes de preparar la presentación se debe inquirir que tipo de público asistirá. Tal como se ha dicho en el párrafo anterior, el público habrá de exponer parte de su tiempo, y desea sacar provecho de ello. Al armar su presentación el responsable debe colocarse entonces, dentro de las expectativas e intereses de esa gente y tratar de ver de que forma su mensaje puede tener mayor valor para ellos.

 

PRESENTACIÓN LEÍDA

Las personas que leen sus trabajos difícilmente consiguen trasmitir el mensaje que desean. La lectura de un trabajo lo torna aburrido y el público pierde concentración. Pueden si, consultarse notas o cualquier tipo de nemotécnica; pero se debe evitar caer en la tentación de la lectura, justificándose en que leyendo uno no se equivoca mientras que hablan-do sí. En una presentación, la lectura es una equivocación per-se .

EL LENGUAJE DEL CUERPO

El movimiento de manos y cuerpo añade otra dimensión al discurso, enfatizando, reforzando puntos, haciendo que la au-diencia responda a las inten-ciones del disertante.

El hecho de moverse por el escenario (sin emplear ademanes teatrales), adiciona un elemento de convicción a las palabras.

LA MODULACIÓN DE LA VOZ

Un tono monótono es aburrido y hace perder rápidamente la concentración de la audiencia. El tono de voz debe cambiarse de igual forma que se cambia en una
conversación coloquial. No se debe hablar ni demasiado rápido ni haciendo grandes pausas. Especial atención debe prestarse a ticks y muletillas (“ahh”, “ehh”)

SLIDES VS DATASHOW VS TRANSPARENCIAS VS PIZARRA VS ROTAFOLIO

En el momento de definir que tipo de visual se va a utilizar se debe tener en cuenta la siguiente  escala, que en función de la calidad de imagen, otorga pun-taje de 10 a la mejor, y de 1 a la peor.  Esa misma escala y ese mismo orden debe utilizarse en función de la dimensión de la platea y del tamaño de la sala. En una sala muy grande no se puede usar un rotafolio ni una pizarra. Los slides son especiales para los grandes auditorios.

COLOR VS BLANCO Y NEGRO

Al preparar el material, será preferible confeccionar las transparencias en color. Es obvio que una proyección en color será mas atractiva que una en blanco y negro. Sin embargo de no poder hacerlo así (por ejemplo por razones de economía), la utilización del blanco y negro no es desaconsejable, siempre que las transparencias tengan buena definición y apropiado contraste.

LECTURA DEL TEXTO EN EL VISUAL

“Debemos trabajar para que los usuarios entiendan que deben cerrar las llaves de agua, como forma de economizar un líquido que es vital” Si el presentador lee a la audiencia la totalidad de ese texto desde la primera a la última letra, aburrirá a su público y le hará perder concentración.

IMAGEN VS PALABRAS

Esto es mucho más didáctico y tiene mayor poder de comunicación que el texto simple y llano. En el caso del ejemplo anterior, podría colocarse la imagen de una llave de agua abierta, dejando correr el agua y otra cerrada, sin ninguna palabra o texto.

LETRAS

Se recomienda utilizar una fuente simple (Arial, Times New Roman o Bookman Old Style), en negrita y en un tamaño no menor de 24 puntos. No se deben mezclar las fuentes.

REGLA DEL 1 X 2

La Regla del 1 x 2 dice que una transparencia no debe estar más de dos minutos en la pantalla.

 

STRIP TEASE

Se debe evitar ir descubriendo la transparencia por partes. La llamada “técnica del strip-tease” no es aconsejable desde el punto de vista didáctico. Es preferible utilizar dos transparencias que una sola en porciones.

TABLAS VS GRÁFICOS

Otro de los errores más comunes de los presentadores es colocar complejas tablas con números pequeños imposibles de leer. Hay un límite para las tablas que es el de 20 cuadros. Si se presenta una tabla ésta no debe tener más de 5 cuadros x 4 cuadros (o el equivalente).  Esto no es difícil de conseguir, ya que prácticamente todas las tablas pueden transformarse en gráficos.

CONTACTO VISUAL

Un defecto de muchos expositores es mirar solamente a una persona. En el mejor de los casos a unas pocas. Los “ beneficiados” se sienten incómodos y el resto (prácticamente la totalidad) de la audiencia se siente dejada de lado. El contacto visual debe ser franco y con toda la audiencia.

TIEMPO

Una buena presentación debe haber sido ensayada previamente y el ensayo debe incluir la medición del tiempo exacto que requerirá.  No respetar el tiempo asignado es un problema para los organizadores y coordinadores del evento y significa una falta de consideración para los expositores que actuarán después.

POPURRI DE CONSEJOS

Al margen de todos los detalles de preparación de su material, un buen presentador antes de “ entrar en escena” de-berá reconocer el terreno, fami liarizándose con el uso del micró-fono, proyector, interruptores, luces, etc. Deberá asimismo, prestar atención a la ubicación de escalones o desniveles y cables sueltos en el piso. Por último, al margen de la calidad del material empleado, lo mejor que puede ofrecer en todo momento un presentador exitoso, es su naturalidad, su espontaneidad, y su sinceridad.

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